BWL - Grundwissen

Wie gehen wir mit diesen Instrumenten der Personalauswahl um? Betrachten wir zunächst die Bewerbungsunterlagen, denn sie sind die Basis einer Auswahl nach der „Papierform“. Im Gegensatz zum Theater, wo es auf „Typen“ ankommt, ist es weder möglich noch nötig, dass sich ein Unternehmen alle Bewerber um eine ausgeschriebene Position persönlich ansieht. Als Personal-Sachbearbeiter lesen Sie lediglich Lebenslauf und Zeugnisse, schauen sich gegebenenfalls ein Foto an und beurteilen in einzelnen Berufen wie beispielsweise bei Grafikern oder Journalisten Arbeitsproben. Aus diesen Informationen müssen Sie einen „ersten“ Eindruck formen, der den Bewerber weiterbringt und für das Unternehmen nach Möglichkeit keine Fehlentscheidung bedeutet. Das ist ausgesprochen schwierig und mit ein Grund dafür, dass „exotische“ Bewerber eigentlich keine Chance haben, weil sich das Unternehmen keine Fehlentscheidung leisten kann.

 

Für die - und auch den „Normalbewerber“ - empfehlen sich persönliche Kontakte. Sei das nun, dass man Ihre persönliche Art und Weise, zu arbeiten, schätzt, weil man Sie - was mit ein Grund für die vielfach angebotenen Praktikumsphasen ist - kennengelernt hat, oder  Sie einfach nur durch Ihre optische Erscheinung mit einer gewissen Freundlichkeit Eindruck hinterlassen haben, als Sie Ihre Bewerbung persönlich in der Firma - zweckmäßigerweise der „richtigen“ Person - abgegeben haben.

 

Für eine Einstellung ist allein die Analyse der „üblichen Bewerbungsunterlagen“, wie es so schön heißt, nicht ausreichend. Aber diese Vorauswahl ist notwendig, um die für ein Gespräch einzuladenden Bewerber herauszufiltern und die Einstellungskosten zu minimieren. Die Prüfung von Bewerbungsunterlagen hat nur eine Aufgabe: Bewerber zu „sortieren“. Danach gibt es drei Kategorien von Bewerbern: Klasse A: sehr interessant. Dieser sehr kleine Personenkreis erhält mit Sicherheit eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Klasse B: prüfenswert. Diese Gruppe wird zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, wenn sich wider jedes Erwarten aus der A-Gruppe keine geeignete Kandidatin für die zu besetzende Stelle gefunden haben sollte. Klasse C: hier finden sich die meisten Bewerber. Hier wiesen die Unterlagen oder Daten „Schwächen“ auf.

 

Die Einteilungskriterien für die verschiedenen Bewerberklassen sind bestimmt von

- Form und Aufbau der „Präsentation“. Ich benutze ganz bewusst dieses Wort, denn wie eine Werbeagentur haben Sie etwas zu „verkaufen“: nämlich sich selbst. Und dazu müssen Sie ein gutes - kein aufwändiges und kein überzogenes, aber auch kein schlechtes - Angebot abgeben! Dann werden die einzelnen „Positionen“ geprüft:

- das Anschreiben: es muss den formellen Kriterien moderner Korrespondenz entsprechen, denn wenn Sie hier schon „gewisse“ Eigenheiten zum Ausdruck bringen, könnte man Sie als „problematische“ Person ansehen. Mit Einführung der neuen Rechtschreibung sollten Sie auch immer überlegen, wen Sie anschreiben. Wenn Sie einem „Alten“ mit der neuen Rechtschreibung kommen, sagt der, dass Sie nicht schreiben können. Kommen Sie dagegen einem „Jungen“ mit der alten Rechtschreibung, hält der Sie für nicht flexibel genug, um allen beruflichen Anforderungen der Zukunft gewachsen zu sein.

 

Je nach Berufsfeld können Sie sich schon „Eigenheiten“ leisten, wenn man - beispielsweise in der Werbebranche - gerade das als Ausdruck von Kreativität von Ihnen erwartete. Merken Sie sich: Eine Bewerbung muss der ausgeschriebenen Position „angemessen“ sein. Bei einer Seniorenheim bewerben Sie sich anders als bei einem Pflegedienst!

 

Um wieder auf das Anschreiben zurückzukommen: Rechtschreibfehler werden zwar in vielen Schulen als nicht mehr „tragisch“ angesehen. Sie sollten aber daran denken, dass in Ihrer Generation noch Leute das Sagen haben und Entscheidungen treffen, die „richtig“ schreiben gelernt haben - und das auch von ihren Mitarbeitern erwarten. Ob zu Recht oder Unrecht: Es gilt in diesen Kreisen, dass derjenige, der keine Rechtschreib-Kompetenz besitzt, auch in seinem Fachgebiet Fehler macht. Und bei einer Bewerbung sollten Sie keine Fehler machen!

 Der geschickte Kandidat nutzt das Anschreiben, um sich einerseits interessant zu machen, andererseits durch die Beantwortung von in einer Anzeige aufgeworfenen Fragen nachzuweisen, dass er kein „allgemeines Werbeschreiben“, sondern ein speziell für diese Bewerbung ausgearbeitetes Schreiben verschickt. Zusätzlich können bestimmte „Problem-Zonen“ aus dem Lebenslauf oder von Zeugnissen im positiven Sinn erläutert werden. Das ideale Anschreiben ist von der Gestaltung, vom Aufbau und von der Art der Formulierung her ein seriöser Geschäftsbrief - und gleichzeitig ein engagierter „Verkaufsprospekt in eigener Sache“ für den Bewerber. Die meisten Unternehmen erwarten auch eine Angabe zur Motivation einer Bewerbung mit Gründen, warum jemand seinen bisherigen Arbeitgeber verlassen will - dabei sollten Sie nicht über Ihren vorherigen Arbeitgeber „lästern“, weil das als negativ gesehen wird. 

Alsdann werden Lebenslauf und Zeugnisse den Ausscheideprozess beeinflussen. Hier lässt sich von Seiten der Bewerber wenig machen: wenn Sie ein „abwechslungsreiches“ Leben geführt haben, müssen Sie dazu stehen, gegebenenfalls „Problem-Felder“ schon im Anschreiben erläutern. Dass gute Zeugnisse eine bessere Empfehlung sind als schlechte Zeugnisse, ist kein Geheimnis. Auch hier ist gegebenenfalls auf einen Ausgleich in anderen Kompetenzen hinzuweisen. Als Ingenieur haben Sie vielleicht ein schlechtes Diplom, aber weil Sie aus Ostdeutschland kommen, besitzen Sie russische Sprachkenntnisse. Das kann gerade heute „der springende Punkt“ sein: Als „Verhandlungsführer“ können Sie für das Unternehmen „gute Stimmung“ machen, weil Sie Sprache und Mentalität der Geschäftspartner verstehen. So gehört es in Polen beispielsweise „dazu“, Vertragsverhandlungen mit mehreren Essen und dazugehörigem Gelage zu bewältigen. So mancher Vertrag kam nur deswegen zustande, weil eine Firma „geeichte Trinker“ mitgeschickt hat, die - im übertragenen Sinn - Ausdauer und Standfestigkeit demonstrierten. Für den fachlichen Bereich waren dann „andere“ Kollegen zuständig!

 

Ein Lebenslauf - um auf dessen Form einzugehen - ist heute zumeist in Tabellenform geschrieben , weil das die Übersichtlichkeit erhöht. Danach darf es zwischen Geburt und Ausstellungsdatum keine „leeren“ Zeilen geben. Insbesondere gilt dies für die Berufszeit. Ich bevorzuge Jahresangaben, weil sich daraus zumindest die Chance einer „leichten Schönung“ ergibt. Es gibt aber auch andere Bewerbungstrainer, die das Verlangen haben, Tag, Monat und Jahr einer jeden Phase nachweisen zu müssen. Weitergehende „Tricks“, wie der Aufbau eines Lebenslaufes ohne Angabe eines Geburtsdatums, sind auch für Frauen unakzeptabel. Ähnliches gilt für die Darstellung des beruflichen Werdeganges, ohne frühere Firmen und wesentliche Tätigkeiten detailliert aufzuführen. Ein solcher Lebenslauf stellt mehr Fragen als er beantwortet. Hier gilt im Personalbüro der Grundsatz, dass der, der nicht alles sagt, etwas zu verbergen hat. Die Bewerberanalyse im Lebenslauf zielt auf die Betrachtung von Berufs- oder Unternehmenswechsel. Häufigkeit, Branchen und auf- oder absteigende Tendenzen geben dabei Auskunft über den Bewerber.

 

So gehört es beispielsweise im Hotelgewerbe eher dazu, häufiger - Erfahrungen sammelnd - den Arbeitgeber zu wechseln, während in anderen Berufen ein Beharren auf einer Stelle als positiv betrachtet wird. „Jugendliche“ Wechsel werden - auf der Suche nach Erfolg - auch günstiger bewertet als Unternehmenswechsel in „späten“ Jahren, was neben sozialen auf berufliche Probleme hinweisen kann. Wer im Kleinbetrieb mit viel „Freiheit“ und Kompetenz arbeiten konnte, wird sich unter Umständen im Großbetrieb mit seinen starren Hierarchien „unwohl“ fühlen, während umgekehrt der aus dem Großbetrieb in ein kleines Unternehmen wechselnde Arbeitnehmer auf Anweisungen wartet, wo von ihm Initiative erwartet wird.

 

Schließlich wird in Stellenanzeigen auch immer wieder ein Lichtbild verlangt. Das hat einen rein psychologischen Effekt, denn der damit vermittelte Eindruck entscheidet mit über die Katalogisierung, dürfte allerdings nie ausschlaggebend sein. Die Größe eines Bewerbungsfotos sollte sich am Paßfoto orientieren. Fehl am Platz wäre - außer bei einer Bewerbung als Mannequin - ein Ganzkörperfoto. Und wenn Sie auch als Facharbeiter im Versand eines Fotos ein lästiges Detail sähen, ein bürokratisches Ritual, da für ihre Arbeit Aussehen gar keine Rolle spielte, sollten Sie mangels eines geeigneten Fotos nie ins Fotoalbum greifen, um das ach so „heimelige“ Foto mit dem Hund vor dem Kamin zu suchen, oder was noch schlimmer wäre, ein letztes Urlaubsbild zu nehmen, rechts und links die Gestalten abzuschneiden und dann zu verschicken. Nehmen Sie sich auf jeden Fall die Zeit, ein ordentliches Foto vom Fotografen anfertigen zu lassen. Der kennt die „richtige“ Größe und der sollte Sie auch dahingehend beraten, ob Sie ein „Schwarz-Weiß-Typ“ oder eher ein „Farb-Mensch“ sind.

 

Ein letztes Auswahlkriterium ist oft die Frage nach den Gehaltsvorstellungen. Und die ist - im Gegensatz zum Lichtbild - entscheidend: Verlangen Sie zu wenig, haben Sie keine Ahnung davon, was Sie wert sind. Dementsprechend sind Sie ungeeignet für diese Position. Verlangen Sie zuviel, sind Sie einfach nur zu teuer, was - alles in allem - leider auch zum Ausscheiden führt. Ausgenommen der Fall, dass Sie „Entgegenkommen“ signalisieren. Dieses „Entgegenkommen“ lässt sich durch etwas „schwammige“ Formulierungen zum Ausdruck bringen. Damit wird aber auch gleichzeitig dieser Punkt wieder entwertet. Knallhart lautete beispielsweise die Formulierung „36.000 Euro netto zuzüglich Weihnachtsgratifikation und Urlaubsgeld“, während einfach nur die Angabe von 36.000 Euro im für die Firma günstigsten Fall ein Nettogehalt von 2.000 Euro bedeuten könnte. Aber nur, wenn der Gehaltswunsch vom Bewerber nicht so absolut geäußert wurde, kann ein Unternehmen mit Spielraum variieren. So kann ein kleineres Gehalt durchaus bei guten sozialen Leistungen vom Bewerber akzeptiert werden. Dazu gehört unter Umständen auch, dass der Arbeitgeber Weiterbildungskurse finanziert und über einen beruflichen Aufstieg höhere Gehälter zu erreichen sind. Außerdem kann in dem Zusammenhang von einem „Anfangsgehalt“ gesprochen werden, das nach erfolgreicher Probezeit „angepasst“ wird.

 

Dies alles bestimmt die persönliche Qualifikation, die aus einer Melange von Intuition und Formalien herauszufiltern ist. Das ist im Gegensatz zur Ermittlung der fachlichen Qualifikation ausgesprochen schwierig, weil oft persönliche Interessen und Vorlieben mit in den Entscheidungsprozess einfließen.

 

Die fachliche Qualifikation wird an Fakten gemessen, orientiert sich am Können des Bewerbers. Bei einem guten Bewerbungsgprozess sind daher auch spätere Fachvorgesetzte der Kandidaten in denAuswahlprozess mit einbezogen, denn einem reinen Personal-Sachbearbeiter sagen gegebenenfalls technische Schulungen oder technisch ausgedrückte Kenntnisse wenig. Wenn der Bewerber von Kenntnissen in Cobol, PL1 und Fortran schreibt ist er nicht mehr der Jüngste, weil das Programmiersprachen aus den 70er Jahren sind!

 

Die fachliche Eignung des Bewerbers ergibt sich aus der Ausbildung, aus fachspezifischer Weiterbildung, aus Erfahrungen während der praktischen Berufstätigkeit - beispielsweise im Ausland - und gegebenenfalls aus der Bezeichnung früherer Berufspositionen.

 

Wie Sie wohl alle aus eigener Erfahrung wissen, ist eine Bewerberauswahl eine zeitaufwändige Angelegenheit. Täglich gehen nach Schaltung Ihrer Anzeige neue Zuschriften ein, die in eine Rangfolge zu bringen sind. Nach Erfahrungen aus Personalbüros sind weder die ersten - die es wohl nötig haben - noch die letzten - die „Schlamperten“ - die besten Bewerber! Eine Bewerbungsphase, also der Bewerbungsschluss, sollte etwa zwei Wochen dauern, zwei Wochen nach dem Insertionstermin liegen. Dann hat das Unternehmen eine gewisse Zahl von Bewerbungen vorliegen, die sich zügig und vergleichbar in einem Arbeitsgang durcharbeiten lassen.

 

Bei einer Grobdurchsicht fallen all jene Bewerber in die C-Kategorie, denen in der Anzeige verlangte Kriterien beim besten Willen nicht zuzusprechen sind. Wenn Sie eine „junge Schreibkraft“ suchen, fällt die bestens qualifizierte Sekretärin mit 45 Jahren durch das Raster. Eine solche Ausschreibung ist aber heute - und darauf muss ich immer wieder hinweisen - 

"unklug“, weil die Gefahr einer Klage wegen Altersdiskriminierung droht. Wenn Sie gute Englisch-Kenntnisse erwarten - oft steht dann „verhandlungssicher“ da - und der Bewerber hat nur Schul-Erfahrungen, ist nicht davon auszugehen, dass sich der Bewerber in kritischen Situationen behaupten kann.

 

Wer unabdingbare Kriterien nicht erfüllt, wird knallhart der Kategorie „ungeeignet“ zugeordnet. Sie erhalten dann Ihre Bewerbungsunterlagen oft schneller zurück als Sie sie weggeschickt haben. Auch aus Kostengründen sollte sich also jeder Bewerber gründlich prüfen, ob er für die ausgeschriebene Position so geeignet ist, dass er eine Chance hat, in die „engere“ Wahl zu kommen.

 

Zeugnissen kommt in dem Zusammenhang größere Bedeutung zu, wobei mit längerem Berufsleben den eigentlichen Schulnoten zu Lasten der Arbeitgeberbewertungen immer weniger Aufmerksamkeit geschenkt wird. Was interessiert es mich als Arbeitgeber, ob Sie auf dem Gymnasium eine Niete in den naturwissenschaftlichen Fächern gewesen sind und es dann trotzdem geschafft haben, ein guter Ingenieur zu werden. Arbeitgeber achten daher weniger auf einzelne Beurteilungen als auf eine Tendenz, die sich als „Karrierelinie“ in Arbeitszeugnissen ausdrücken könnte. Wenn spätere Wertungen immer kritischer werden, könnte dies als Zeichen einer beginnenden Überforderung gewertet werden.

 

Die Beschäftigungsdauer bei einzelnen Arbeitgebern sollte für Anfangsstellungen zwischen zwei und vier Jahren liegen, später fünf bis sieben Jahre ausmachen. Längere Verweilzeiten sind wünschenswert, lassen aber bei sehr langen Arbeitsverhältnissen die Frage auftauchen, warum jetzt gewechselt werden soll. Außerdem sind „Verpflanzungen“ von langjährigen Mitarbeitern „problematisch“. Bei einem Alter von 45 bis 50 Jahren sind abnehmende Beschäftigungszeiten je Arbeitgeber Anzeichen einer „Midlife-Crisis-Hektik“, denn der Kandidat könnte jetzt sich selbst unter Druck gesetzt haben, um das nachzuholen - endlich das zu werden -, was er in den letzten zehn Jahren nicht erreicht hat.

 

Zeugnisse geben auch Auskunft über eine sinnvoll und konsequent betriebene Weiterbildung, wobei anzustreben ist, einen „roten Faden“ sowohl in Ausbildung wie Berufstätigkeit zum Ausdruck zu bringen. Es geht - im Regelfall - nicht, dass Sie ein Studium in den Sand setzen, dann als Animateur oder Reiseleiter in der Touristik arbeiten und danach - dank einer glücklicherweise beendeten Berufsausbildung - Buchhalter werden, bevor Sie sich vielleicht entscheiden, doch lieber als Journalist zu arbeiten. Eine Karriere im herkömmlichen Sinn machen Sie damit nicht! Ein „Manager“ braucht einen Lebenslauf und Zeugnisse, die einen kontinuierlichen Aufstieg über einzelne Positionen dokumentieren. Sollte das bei Ihnen nicht gegeben sein, denken Sie an Joschka Fischer, der sein Abitur in den Sand setzte, aber nichtsdestotrotz Gefallen am Studenten-Dasein fand. Er ging zur Uni, hörte sich das an, was ihn interessierte - und machte ansonsten Randale. Schließlich war er über fünf Jahre hinweg Taxifahrer in Frankfurt, wo er wohl heute noch fahren würde, wenn er sich nicht für den politischen Weg entschieden hätte. So wurde er erst Minister in Hessen und schließlich Kanzler-Stellvertreter in Berlin. Und allein aufgrund seiner Leibesfülle konnten Sie sehen, dass es ihm nicht schlecht ging, obwohl er - im herkömmlichen Sinn - „nichts“ gelernt hat.

 

Auf Zeugnisformulierungen und die dort immer wieder unterstellten „Geheimcodes“ gehe ich nicht ein, weil sie keine Allgemeinverbindlichkeit besitzen. Was der eine als gut betrachtet, ist bei dem anderen eine negative Umschreibung.

 

Nachdem Sie als Unternehmen inzwischen Ihre eingegangenen Bewerberunterlagen gesichtet haben sollten (A, B, C-Kategorie), geht es nun darum, Vorstellungsgespräche als Auswahl-Instrument kennenzulernen. Wenn Sie heute als Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, haben Sie bereits eine starke Hürde genommen, denn im Gegensatz zu früheren Jahren werden aus Kostengründen nur noch sehr gute Kandidaten eingeladen.

 

Beim Einstellungsgespräch werden also der Arbeitsplatz, das Unternehmen und die Vertragsbedingungen vorgestellt und besprochen. Beim Qualifikationsge­spräch wird die Eignung des Bewerbers durch Wissensfragen untersucht.

 

Im Vorstellungsgespräch sollten keineswegs Schwierigkeiten der zu besetzenden Position „unter den Tisch gekehrt“ werden entsprechend dem Motto, dass der Neue diese Probleme noch früh genug kennenlernen wird. Erinnern Sie sich daran, dass Stellenausschreibungen von beispielhafter Wahrheit sein sollten! Wenn Sie bereits im Vorstellungsgespräch darauf hinweisen, dass keine leichte Aufgabe auf den neuen Mann wartet, kann das auch seine Motivation steigern, weil er sich einer Herausforderung stellen will. Oder er erkennt sogleich, dass dies nicht „seine“ Position ist. Wenn Sie also eine „verschlampte“ Buchhaltung hätten, sollten Sie nichts beschönigen mit „wir haben da ein kleines Problem mit einer liegengebliebenen Buchhaltung“, sondern offen und ehrlich zugeben, dass die drei zuletzt eingestellten Buchhalterinnen wegen des vorhandenen Chaos die Firma bereits während der Probezeit wieder verlassen haben. Alles in allem sollten Sie aber auch nicht zuviel erzählen, denn es geht in erster Linie nicht darum, dass der Bewerber das Unternehmen kennenlernt, sondern das Unternehmen die Bewerber entdeckt.

 

Während beim Einstellungsgespräch überwiegend der Interviewer sprechen sollte, sollte beim Qualifikationsgespräch der Bewerber von sich erzählen.

 

Üblicherweise führt in kleineren Betrieben eine Person Vorstellungsgespräche. Bei Großunternehmen können dies auch mehrere Personen sein. Beim Saarländischen Rundfunk ist es beispielsweise so, dass neben Abteilungs- und Redaktionsleitung auch Personalrat und Frauenbeauftragte am Auswahlgespräch beteiligt werden. Ansonsten führen oft ein Vertreter der Personalabtei­lung und eine Führungskraft des Fachbereiches, für den der Mitarbeiter eingestellt werden soll, ein ,,erstes" Kennenlerngespräch. In einer zweiten Runde beziehungsweise einem neuen Vorstellungstermin stehen für die endgültige Bewerber-Auswahl weitere Gesprächspartner wie der unmittelbare Vorgesetzte und ein Mitglied des Betriebsrates dem Kandidaten gegenüber. Und jeder dieser Interviewer kann den Bewerber aus einer anderen Sicht beurteilen. Während die Personalabteilung oder der Betriebsrat personalpolitische Interessen des gesamten Unternehmens im Auge haben, betrachten Abteilungsleiter und Fachvorgesetzte den Kandidaten aus dem Blickwinkel späterer unmittelbarer Zusammenarbeit.