Viele Unternehmen suchen nach Wegen, die Wertschätzung gegenüber ihren Teams spürbar zu machen, ohne dabei die Lohnkosten in die Höhe zu treiben. Eine mögliche Option sind Sachleistungen: Sie erhöhen den Nettonutzen für Mitarbeitende, sind flexibel einsetzbar und können – bei korrekter Gestaltung – vollständig abgabenfrei bleiben. Damit das gelingt, braucht es ein rechtssicheres Setup und eine klare Benefit-Strategie, die zur Kultur und den Bedürfnissen der Belegschaft passt.

Was sind steuerfreie Sachbezüge – und warum sind sie so beliebt?

Steuerfreie Sachbezüge sind Zusatzleistungen des Arbeitgebers in Form von Waren oder Dienstleistungen, die innerhalb einer gesetzlichen Freigrenze weder lohnsteuer- noch sozialversicherungspflichtig sind. Die zentrale Freigrenze (nicht Freibetrag!) liegt bei 50 Euro pro Monat. Das heißt: Eine Überschreitung führt zur vollen Steuer- und Beitragspflicht des gesamten geldwerten Vorteils. Die Regelung gilt pro Mitarbeitendem und Monat und kann nicht in Folgemonate übertragen werden.

Abgedeckt werden ausdrücklich Sachleistungen – keine Bargeldauszahlungen. Das schließt Gutscheine oder Geldkarten ein, sofern sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Die steuerliche Abgrenzung von Geldleistung und Sachbezug ist durch das BMF-Schreiben vom 15.03.2022 konkretisiert.

• Klare Abgrenzung: Waren/Dienstleistungen statt Bargeld
• Rechtlicher Rahmen: § 8 Abs. 2 EStG und BMF-Abgrenzungsschreiben
• Monatliche Betrachtung pro Beschäftigtem, keine Überträge
• Gutscheine/Geldkarten nur mit ZAG-konformen Einschränkungen nutzbar

Die 50-Euro-Regel im Überblick

Die monatliche Grenze von 50 Euro wird seit 2022 angewendet, sie ist auch für 2025 unverändert und gilt für alle Beschäftigungsarten – etwa Vollzeit, Teilzeit, Auszubildende oder Minijobber. Der Vorteil muss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt werden, und das Zuflussprinzip verlangt, dass der Vorteil im vorgesehenen Monat zufließt. Ansparen oder Einmalzahlungen sind nicht gestattet.

Bei Überschreitung der Freigrenze ist der gesamte Betrag wie Bruttolohn zu behandeln, während eine Zuzahlung des Arbeitnehmenden den geldwerten Vorteil mindern kann. Zu persönlichen Anlässen (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) sind zusätzliche Aufmerksamkeiten bis 60 Euro pro Anlass steuer- und beitragsfrei möglich, sie stehen neben der 50-Euro-Monatsfreigrenze.

So setzen Unternehmen die Sachbezugsfreigrenze praxisnah ein

Gängige, rechtssichere Formate sind Gutscheine oder Sachbezugskarten, die bei ausgewählten Akzeptanzpartnern genutzt werden können – etwa für regionale Einkäufe, Mobilität, Firmenfitness oder Verpflegung. Entscheidend ist, dass der Bargeldbezug ausgeschlossen bleibt und die Karte den regulatorischen Anforderungen entspricht, während Anbieter mit breitem Akzeptanznetz die Nutzung im Alltag erleichtern und praxistaugliche Lösungen für wiederkehrende Benefits bieten.

Ein aktuelles Praxisbeispiel ist das Deutschlandticket: Der Preis liegt seit 01.01.2025 bei 58 Euro pro Monat, damit übersteigt es die Freigrenze und kann nicht vollständig als Sachbezug abgebildet werden. Eine Lösung ist, den Zuschuss als Sachbezug bis maximal 50 Euro zu gewähren und die Differenz privat zu zahlen.

Gestaltungsprinzipien, die Rechtssicherheit und Wirkung verbinden

Ein sauberer Prozess vermeidet Stolperfallen. Unternehmen sollten:

• die Benefits klar als zusätzliche Leistung dokumentieren,
• die monatlichen Zuflüsse sicherstellen,
• die Einhaltung der Akzeptanzkriterien für Gutscheine/Geldkarten regelmäßig prüfen, und
• das Zuflussprinzip in der HR-Kommunikation deutlich machen.

In der Lohnabrechnung müssen die Sachleistungen korrekt erfasst werden. Falls die Freigrenze überschritten wird, kann der geldwerte Vorteil alternativ pauschal versteuert werden – je nach Konstellation und Richtwerten der Pauschalversteuerung.

Typische Fehler – und wie man sie vermeidet

Häufige Risiken sind die Überschreitung der Freigrenze und das versehentliche „Ansparen“ über mehrere Monate. Beides führt zur kompletten Steuer- und Beitragspflicht des Vorteils, und die Freigrenze wirkt nicht anteilig, sondern kippt vollständig bei Überschreitung.

Ebenfalls kritisch sind Bargeldauszahlungen oder Geldkarten, die faktisch wie Bargeld funktionieren und nicht den ZAG-Kriterien entsprechen, wozu die Abgrenzung im BMF-Schreiben klare Leitplanken setzt. Ein weiterer Fallstrick ist die Gehaltsumwandlung: Sachbezüge müssen immer zusätzlich gewährt werden, andernfalls entfällt die Steuerfreiheit.

Die wichtigsten Punkte:

• Geldleistung vs. Sachbezug: Keine Bargeldauszahlung, nur Sachleistungen/Gutscheine
• Keine monatsübergreifende Bündelung von Beträgen
• Freigrenze strikt einhalten, sonst volle Abgabenpflicht
• Kein Ersatz von Gehalt durch Sachbezug (Zusätzlichkeitsgebot)

Praxis-Insights für mehr Wirkung im Alltag

Bewährt haben sich diese 3 einfachen Prinzipien:

1. Ein breites Akzeptanznetz, damit der Benefit für verschiedene Lebenslagen funktioniert. Anbieter mit umfangreichen Partnernetzwerken erleichtern die Alltagsnutzung und bieten passende Formate für wiederkehrende Benefits.
2. Eine klare, proaktive Kommunikation zum Zuflussmonat und zur 50-Euro-Grenze, um Missverständnisse und Rückfragen zu vermeiden.
3. Die Kombination mit Anlassaufmerksamkeiten bis 60 Euro.

Fazit

Sachleistungen wirken, wenn der tatsächliche Nutzen für das Team passt. Sie zeigen Wertschätzung, sind rechtssicher und sparen Kosten. Wichtig sind 3 Punkte:

• Die 50 Euro Freigrenze konsequent nutzen.
• Bargeld klar ausschließen.
• ZAG konforme Gutscheinkarten verwenden.

Wenn Sie Ihre Benefits rechtssicher aufsetzen oder optimieren möchten, starten Sie mit einem kurzen Audit Ihrer bestehenden Angebote, prüfen die ZAG-Konformität Ihrer Gutscheinkarten und definieren eine Benefit-Matrix für Einkauf, Mobilität, Verpflegung und Fitness. Ergänzend hilft ein klarer Kommunikationsplan und ein monatlicher Compliance-Check der Freigrenze.

FAQ: Kurzantworten für schnelle Entscheidungen

Welche Leistungen gelten als steuerfreie Sachbezüge?

Zuwendungen in Form von Waren/Dienstleistungen (inkl. Gutscheine/Geldkarten ohne Bargeldfunktion) bis 50 Euro pro Monat, zusätzlich zum Arbeitslohn.

Was passiert, wenn die 50-Euro-Grenze überschritten wird?

Der gesamte geldwerte Vorteil wird steuer- und sozialversicherungspflichtig behandelt, es gibt keine Teilsteuerfreiheit.

Ist das Deutschlandticket über Sachbezug abbildbar?

Bei 58 Euro im Monat übersteigt es die Freigrenze. Eine mögliche Lösung: Arbeitgeber gewähren 50 Euro als Sachbezug, Mitarbeitende zahlen die Differenz privat.