Müssen Ihre Mitarbeiter regelmäßig große Mengen an Papierdokumenten verarbeiten und archivieren – Rechnungen, Bestellungen, Verträge und andere Dokumente? Die Digitalisierung von Dokumenten ist eine moderne, zeitgemäße Lösung für die Bearbeitung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen. Zu den wichtigsten Vorteilen der Digitalisierung gehört das schnelle und einfache Auffinden der in Papierdokumenten enthaltenen Daten und deren Extraktion zur späteren Verwendung. Elektronische Dokumente lassen sich viel einfacher und zu minimalen Kosten sicher archivieren, schnell und einfach abrufen und anderen Nutzern unabhängig von ihrem Standort in “Echtzeit” zur Verfügung stellen.

Die Datenerfassung und -verarbeitung ermöglichen es uns, Daten intelligent zu erfassen und Bilder zu indexieren, um sie später in die elektronischen Inhalte oder Dokumentenmanagementsysteme zu importieren.

Zeitgemäße Softwarelösungen verwenden fortschrittliche Technologien, um Dokumente automatisch zu identifizieren und zu kategorisieren und Daten zu erfassen, wodurch Papierdokumente durch elektronische Unterlagen ersetzt werden, die auf Knopfdruck verfügbar sind.

Welche Vorteile bietet die automatisierte Datenverarbeitung?

Moderne Lösungen zum Scannen, zur Datenerfassung und -verarbeitung werden streng kontrolliert und sind nach ISO 9001:2008 (Qualitätsmanagementsystem) und ISO 27001:2013 (Informationstechnologie – Sicherheitstechniken – Informationssicherheitsmanagementsysteme) zertifiziert.

Zukunftsorientierte Dienstleister zur Datenverarbeitung, wie Klippa bieten im Bereich Scannen und Datenerfassung folgende Vorteile:

• Einfaches Scannen von Dokumenten
• Datenerfassung und -speicherung
• Hohe Genauigkeit der erfassten Daten
• Ersetzung der manuellen Dateneingabe
• Kosten- und Zeitersparnisse

In folgenden Bereichen ist diese Softwarelösung besonders hilfreich:

• Analyse Ihres Scan- und Weiterverarbeitungsbedarfs für Ihre Unternehmensdokumente
• Digitalisierung von Dokumenten – Software zum Scannen von Dokumenten, sowie die anschließende Implementierung der Softwarelösung
• Intelligente Zeichenerkennung (OCR/ ICR) – Extraktion von ‚strukturierten‘ und ‚unstrukturierten‘ Daten aus Papierdokumenten in die IT-Systeme des Unternehmens (ERP, CRM usw.) entsprechend den Unternehmensanforderungen

Digitalisierung von Dokumenten

Die Digitalisierung von Papierdokumenten rationalisiert und erhöht die Effizienz der Arbeit mit Dokumenten erheblich. In elektronischer Form geänderte Dokumente können einfach, sicher und zu minimalen Kosten archiviert, abgerufen und anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Die Arbeit mit elektronischen Dokumenten erfolgt in der Anwendung Document Management System, die eine Weiterverarbeitung der Dokumente mit einer Reihe moderner Funktionen ermöglicht.

Mehr als ein genaues Bild

Das Scannen von Dokumenten kann durch eine optische Zeichenerkennung (OCR / ICR) ergänzt werden, die gescannte Informationen in bearbeitbare Textform umwandelt. Es gibt fortschrittlichere OCR- / ICR-Technologien, die es ermöglichen, bestimmte Daten für die anschließende automatische Verarbeitung zu extrahieren, z. B. die automatische Erkennung und Buchung von Eingangsrechnungen in einem Buchhaltungs- / ERP-System.

Die nächste Generation der OCR-Technologie

OCR hat bereits viele Vorteile und hilft Unternehmen zu wachsen. Doch die nächste Generation der OCR-Technologie ist bereits da. Sie wird durch künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning unterstützt und ermöglicht Unternehmen die Automatisierung von dokumentenbezogenen Prozessen.

Diese Technologie wird Intelligent Document Processing genannt (IDP) genannt und kann Daten aus Dokumenten automatisch und in wenigen Sekunden kategorisiert, organisiert und konvertiert.

Wichtigste Vorteile

• Digitalisierung von Dokumenten in Sekundenschnelle
• Kürzere Implementierungszeit
• Verbesserte Produktivität der internen und kundenorientierten Abläufe
• Skalierbarkeit
• Höhere Genauigkeit
• Verringerung der Fehler der manuellen Dateneingabe
• Betrugserkennung

Wie beginnen Sie mit der Implementierung von OCR?

Wenn Sie OCR in Ihr Unternehmen implementieren wollen, sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen. Es kommt nämlich darauf an, mit welche Dokumententypen sie arbeiten, wie hoch das monatliche Dokumentenverarbeitungsvolumen ist und welche Ressourcen Ihr Unternehmen hat.

Sie können OCR über eine OCR-API, eine mobile Scanninglösung oder eine End-to-End-Lösung integrieren. Alle drei Optionen bieten verschiedene Vor- und Nachteile. Eine mobile Scanninglösung ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie Mitarbeiter haben, die viel geschäftlich unterwegs sind und daher eine OCR Lösung auf ihrem Smartphone benötigen. Eine OCR-API lässt sich z. B. gut integrieren, wenn Sie bereits Ihre eigene Software haben und eine OCR Lösung in Ihre Software integrieren möchten.

Für welche Option Sie sich letztendlich entscheiden, hängt ganz von Ihrem Anwendungsfall ab.